Cómo hacer un albarán correctamente y cumplir con la legalidad
Pocas cosas parecen tan simples en una empresa como un albarán. Es solo un papel que acompaña a una entrega, ¿verdad?
Sin embargo, detrás de ese documento hay mucho más: trazabilidad, control logístico, cumplimiento legal y una parte importante de la reputación de tu negocio.
Gestionar bien los albaranes no solo evita problemas con clientes o auditorías: también mejora la eficiencia operativa y la imagen de profesionalidad.
El reto está en hacerlo correctamente… y en digitalizar el proceso para que no dependa de archivadores ni firmas en papel.
Qué es un albarán y qué función cumple realmente
Un albarán es el documento que acredita la entrega de productos o servicios. Contiene la información necesaria para vincular una venta con su entrega física:
quién entrega, quién recibe, qué productos o servicios se incluyen y cuándo se realiza la transacción.
Su función principal es verificar que el pedido se ha completado según lo acordado, tanto para el cliente como para el proveedor.
Además, sirve como respaldo contable y legal ante posibles reclamaciones o inspecciones.
En España, aunque el albarán no tiene valor fiscal directo, su correcta conservación forma parte de las obligaciones documentales que garantizan la trazabilidad de una operación comercial.
Cómo hacer un albarán correctamente paso a paso
Hacer un albarán parece sencillo, pero hacerlo bien implica cuidar algunos detalles clave:
Identificación completa de las partes.
Incluye los datos fiscales de la empresa emisora y del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección y contacto).Descripción precisa de los bienes o servicios.
Detalla cantidades, referencias, precios unitarios y totales. Cuanto más clara sea la información, menos margen hay para errores o disputas.Número y fecha correlativa.
Todos los albaranes deben tener numeración secuencial y fecha de emisión. Esto facilita auditorías y control interno.Firma o validación digital.
Es la confirmación de recepción. Hoy en día puede hacerse mediante firma electrónica o validación dentro de un sistema digital.Archivo y trazabilidad.
Los albaranes deben conservarse durante el tiempo exigido por la ley y estar accesibles ante cualquier revisión.
Por qué digitalizar los albaranes ya no es una opción
El papel tiene un límite: se pierde, se mancha, se traspapela.
Una empresa que gestiona decenas o cientos de entregas al mes no puede permitirse errores o búsquedas interminables de documentos.
Digitalizar este proceso trae ventajas inmediatas:
Reducción del tiempo de gestión.
Control total de los estados de entrega.
Acceso a los documentos desde cualquier dispositivo.
Seguridad frente a pérdida o manipulación.
Cumplimiento con la normativa de conservación documental.
Además, la Ley Crea y Crece y la digitalización de procesos administrativos están impulsando que todas las empresas migren hacia la gestión electrónica de sus documentos.
Hacerlo a tiempo te pone un paso por delante.
Cómo WizardyLab simplifica la gestión de albaranes
En WizardyLab hemos desarrollado un sistema que permite crear, firmar y archivar albaranes digitales dentro de una misma plataforma.
El objetivo no es solo eliminar el papel, sino integrar el proceso con otros módulos de la empresa, como la facturación, el inventario o el control de gastos.
Desde un único panel puedes:
Generar albaranes vinculados a pedidos o facturas.
Firmarlos electrónicamente en segundos.
Enviar una copia automática al cliente o proveedor.
Consultar el historial de entregas en cualquier momento.
Toda la información se almacena en la nube, de forma segura y cumpliendo los estándares legales de protección de datos.
👉 Puedes ver cómo funciona en wizardylab.com, donde mostramos cómo centralizar todos los procesos documentales de tu empresa.
Ejemplo real: del caos de papel a la eficiencia digital
Un cliente del sector industrial gestionaba más de 1.000 albaranes al mes, cada uno firmado manualmente y archivado en carpetas.
Cuando necesitaban localizar uno concreto, podían tardar horas.
Con la implantación del sistema de albaranes digitales de WizardyLab, redujeron el tiempo de búsqueda a segundos, eliminaron errores de duplicidad y mejoraron la trazabilidad de sus entregas.
El resultado: más control, menos estrés y un equipo administrativo liberado de tareas repetitivas.
Consejos para implantar un sistema de albaranes digitales con éxito
Empieza por un piloto. Implementa el sistema con un departamento o cliente clave antes de expandirlo.
Forma a tu equipo. La digitalización requiere adaptación, no solo tecnología.
Define flujos de aprobación claros. Quién crea, quién valida y quién firma.
Integra con otros módulos. Evita sistemas aislados; conecta albaranes con inventario y facturación.
Digitalizar no es un cambio de herramienta, es un cambio de mentalidad.
Conclusión
Gestionar albaranes correctamente no es solo una obligación administrativa: es una oportunidad para mejorar la eficiencia y el control interno.
Pasar de la gestión manual a la digital marca una diferencia enorme en tiempos, costes y seguridad.
En WizardyLab ayudamos a las empresas a dar ese paso sin complicaciones, con soluciones adaptadas a su tamaño y sector.
Porque un proceso más ordenado hoy significa menos problemas mañana.
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